Privacyverklaring advocaat-cliënt

Laatst bijgewerkt op 22.04.2024

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Alle persoonsgegevens die wij van u ontvangen als (contactpersoon van een) cliënt worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“AVG”), evenals deze privacyverklaring advocaat – cliënt en onze algemene privacyverklaring.

Deze privacyverklaring bezorgt u meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen. Daarnaast krijgt u meer informatie met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten.

1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de volgende juridische entiteit onder dewelke de door u geraadpleegde advocaat zijn activiteit uitoefent (zie website www.tka-jur.be) in het kantoor TKA advocaten, Ninoofsesteenweg 177-179 te 1700 Dilbeek

In geval u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact met ons opnemen steeds ter attentie van de advocaat die u heeft geconsulteerd

• via post: naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”
• via e-mail: privacy@tka-jur.be
• via telefoon: 02/413.00.80

2. DOELEINDEN

We verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

• Juridische dienstverlening aan cliënten in de brede zin
• Naleving van witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving
• Facturatie en boekhouding
• Geschillenbeheer
• Toegangscontrole en camerabewaking

Hieronder kan u per doeleinde terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

2.1 Juridische dienstverlening aan cliënten

Met het oog op het verlenen van juridische dienstverlening aan onze cliënten verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, ondernemingsnummer, BTW-nummer), persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, taal, nationaliteit), familiale gegevens (mogelijk ook gegevens met betrekking tot minderjarigen), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en enige andere informatie die aan ons wordt bezorgd voor de behandeling van uw zaak (incl. mogelijk bijzondere categorieën van persoonsgegevens zoals persoonsgegevens waaruit uw raciale of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of lidmaatschap van een vakbond blijkt, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over uw gezondheid of gegevens over uw seksleven of seksuele geaardheid) of persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen)

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om juridisch advies te verstrekken, juridische akten en documenten op te stellen, onze cliënten te vertegenwoordigen in rechte, in arbitrage of voor administratieve of gelijkaardige instanties, bijstand te verlenen bij onderhandelingen en/of het sluiten van contracten, bijstand te verlenen bij bemiddeling, bijstand te verlenen bij een politie- of gelijkaardig verhoor, mandaten op te nemen (curator, schuldbemiddelaar, bewindvoerder, etc.), opvolging te verzekeren in geval van stopzetting van onze activiteiten, etc..

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op:

• in geval van een particuliere cliënt: het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst voor juridische dienstverlening met de cliënt (art. 6.1, b) AVG).
  
  Indien wij uw persoonsgegevens doorgeven aan banken en verzekeringsmaatschappijen, een technisch raadsman, een notaris, een gerechtelijk bewindvoerder of een ander gerechtelijk mandataris op verzoek van deze derde partijen, vragen wij daartoe uw toestemming (art. 6.1, a) AVG), tenzij er een rechterlijke uitspraak is die tot de doorgifte noopt. Indien wij uw persoonsgegevens doorgeven aan de opvolgende advocaat in geval van stopzetting van onze beroepsactiviteit, vragen wij daartoe uw toestemming (art. 6.1, a) AVG).

• in geval van een professionele cliënt/andere partijen: ons gerechtvaardigd belang om onze juridische diensten te kunnen verlenen aan onze cliënt (art. 6.1, f) AVG).

In geval van de uitoefening van een mandaat als gerechtelijk mandataris, is de rechtsgrond gebaseerd op een taak van algemeen belang die voortvloeit uit het gerechtelijk mandaat en de wettelijke bepalingen terzake  (art. 6.1, e) AVG).]

De rechtsgrond voor de verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens en/of strafrechtelijke persoonsgegevens is gebaseerd op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (art. 9.2, f) AVG) respectievelijk op de verdediging van de belangen van onze cliënten (art. 10 AVG juncto art. 10.1, 2° Wet Bescherming Persoonsgegevens.

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u en/of onrechtstreeks via een derde.

Voor doeleinden van juridische dienstverlening aan onze cliënten houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na het afsluiten van het dossier (plus een verificatieperiode van 1 jaar)].

Wij delen deze persoonsgegevens alleen indien nodig met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van het verlenen van onze juridische dienstverlening (gerecht en politiediensten, gerechtsdeurwaarders, advoca(a)t(en) van de tegenpartij of een professionele tegenpartij die optreedt zonder bijstand van een advocaat, opvolgende advocaat, banken en verzekeringsmaatschappijen, zorginstellingen, een technisch raadsman, een gerechtspsycholoog, expert of een gerechtelijk mandataris (bijv. notaris, gerechtelijke bewindvoerder) die bij vonnis of arrest is aangesteld). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Naleving van witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving: met het oog op de naleving van witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoon- en faxnummer), rijksregisternummer, identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, ondernemingsnummer, BTW-nummer), financiële gegevens (verrichtingen voor of namens de cliënt), persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit), gerechtelijke gegevens (veroordelingen, lopende geschillen) en eventueel andere informatie die wij in dit kader moeten opvragen en/of ontvangen.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onder meer de witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving na te leven.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichting zoals omschreven in de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (art. 6.1, c) AVG) – en voor zover de verwerking verder gaat dan strikt noodzakelijk voor de naleving van deze wettelijke verplichtingen (bijv. in het kader van de algemene identificatieplicht) – ons gerechtvaardigd belang om in het kader van onze juridische dienstverlening waakzaam te zijn voor witwaspraktijken(art. 6.1, f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u en/of onrechtstreeks via een derde.

Voor doeleinden van naleving van witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na het afsluiten van het laatste dossier (plus een verificatieperiode van 1 jaar), tenzij deze langer dienen te worden bewaard in de context van een concreet misdrijf.

Wij delen deze persoonsgegevens alleen indien nodig met derde partijen met wie we samenwerken in het kader van de naleving van witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving (overheidsdiensten, gerecht en politiediensten, advocaat, de stafhouder). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

2.2 Facturatie en boekhouding

Met het oog op de facturatie en onze boekhoudkundige verplichtingen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (ondernemingsnummer, BTW-nummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en geleverde prestaties/diensten.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze facturen op te maken, onze boekhouding te voeren en boekhoudkundige verplichtingen na te leven, waaronder het opmaken van een jaarrekening. Dit is noodzakelijk om onze boekhoudkundige verplichtingen na te leven.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op diverse wettelijke verplichtingen, zoals deze vervat in het Wetboek Economisch recht (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER en art. III.90 WER), het KB WVV (dubbel boekhouden), het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (art. 3:1 WVV) en het Wetboek Inkomstenbelasting (art. 320 WIB) (artikel 6.1, c) AVG) en – voor zover de verwerking verder gaat dan strikt noodzakelijk voor de naleving van deze wettelijke verplichtingen – op het gerechtvaardigd belang om onze boekhouding te voeren (art. 6.1, f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u en/of onrechtstreeks via een derde.

Voor onze facturatie en boekhoudkundige doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar na afsluiting van het respectievelijke boekjaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van onze facturatie en boekhouding (ons accountantskantoor, externe bedrijfsrevisor, overheidsdiensten, banken- en verzekeringsmaatschappijen). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

2.3 Geschillenbeheer

Met het oog op het beheer van potentiële geschillen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, …), informatie over beroep en betrekking, financiële gegevens, gerechtelijke gegevens en alle andere informatie die relevant kan zijn voor het beheer van een (potentieel) geschil.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten van ons advocatenkantoor te vrijwaren (art. 6.1, f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u en/of onrechtstreeks via een derde.

Voor doeleinden van ons geschillenbeheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derden met wie wij samenwerken in het kader van ons geschillenbeheer (externe juridische adviseurs) en met andere partijen indien noodzakelijk (overheidsdiensten, gerecht en politiediensten, banken- en verzekeringsmaatschappen, ons accountantskantoor, gerechtsdeurwaarders en incassobureaus). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

2.4 Toegangscontrole en camerabewaking

Met het oog op het waarborgen van de veiligheid in onze kantoren, verwerken wij mogelijk persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), gegevens over beroep en betrekking (functie, bedrijfsnaam), tijdstip van aanwezigheid/bezoek en video- en beeldopnames.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de veiligheid in onze kantoren te waarborgen, o.m. door middel registratie van onze bezoekers en camerabewaking.

De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid van onze medewerkers, bezoekers en kantoren te waarborgen (art. 6.1, f) AVG). De camerabewaking wordt duidelijk aangegeven aan de ingang met het gekende pictogram.

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u zich registreert bij onze receptie en door middel van de beelden van onze camerabewaking.

Voor het bewaken van de veiligheid in onze kantoren houden wij uw persoonsgegevens bij tot 1 maand na uw bezoek aan onze kantoren (plus een verificatieperiode van 2 weken), tenzij deze langer dienen te worden bewaard als bewijsmateriaal van een concreet misdrijf of schadegeval of voor het identificeren van een potentiële dader, slachtoffer of getuige.

Wij delen deze persoonsgegevens indien nodig met derde partijen (gerecht en politiediensten, banken en verzekeringsmaatschappijen, advocaat, experts of andere betrokken partijen). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). De leverancier van het authenticatiesysteem kan enkel indien nodig en met onze toestemming toegang verkrijgen tot het systeem. Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

3. BEVEILIGING

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

4. RECHTEN

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om inzage of rectificatie van uw persoonsgegevens;
• een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens;
• een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens;
• een verzoek om uw toestemming in te trekken;
• een verzet tegen volledig geautomatiseerde individuele besluitvorming zonder enige menselijke tussenkomst die u in aanmerkelijke mate treft; en
• een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kan ons voor de uitoefening van uw rechten steeds contacteren, steeds ter attentie van de door u geconsulteerde advocaat conform de onder 1/ vermelde gegevens.

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Om uw verzoeken correct te kunnen opvolgen en te beantwoorden, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van onze wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit hoofdstuk III juncto art. 5.2 AVG (art. 6.1, c) AVG). Wij kunnen u vragen uw verzoek te motiveren en/of ons een bewijs van identiteit te bezorgen, bijv. een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart.

5. UPDATES

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.

Via www.tka-jur.be heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.